Il Ministero dell’Interno ha pubblicato una importante circolare del 18 novembre 2024, tra l’altro di immediata applicazione, con la quale, alla luce della intensificazione del fenomeno delle locazioni brevi, e anche in vista di una serie di eventi come il G7 Turismo, e in particolare il Giubileo 2025, e considerato inoltre il quadro internazionale caratterizzato da eventi che a vario modo impongono un elevato livello di allerta, ha disposto il divieto di utilizzare pulsantiere o sistemi da remoto, le cosiddette key box, per l’accoglienza degli ospiti in strutture ricettive e locazioni brevi, ovvero quello che si definisce il self check in.
Il provvedimento fa riferimento in particolare all’obbligo previsto dall’art. 109 del TULPS di identificare l’ospite di persona al momento dell’arrivo, controllando che i documenti presentati corrispondano alla reale identità, e di comunicare i dati alla Questura secondo le modalità indicate nel decreto del Ministero dell’interno del 7 gennaio 2023, modificato dal decreto dello stesso Ministero del 16 settembre 2021. La circolare espressamente indica che eventuali procedure di Check-in da remoto non possono ritenersi satisfattive degli adempimenti di cui al sopra citato art. 109.
Divieto di identificazione da remoto e key box all’ingresso
Per i proprietari ed i gestori di appartamenti destinati alle locazioni brevi, le disposizioni sono già operative. Non si potranno inviare documenti via Whatsapp o inserire gli stessi su piattaforme online, oppure utilizzare chiavi lasciate nelle ‘scatolette’ all’ingresso di molti palazzi.
La circolare è stata in particolare emanata per fermare la prassi della “identificazione da remoto”, ossia attraverso trasmissione informatica delle copie dei documenti di identità e il successivo utilizzo, per accedere alle strutture, con conseguente invio di un codice di apertura delle porte o di attraverso l’istallazione “key box” all’ingresso dei palazzi.
La circolare fa riferimento all'intensificazione del fenomeno delle locazioni brevi su tutto il territorio nazionale legate ai numerosi eventi politici, culturali e religiosi in programmazione nel Paese, da cui la "necessità di attuare stringenti misure finalizzate a prevenire rischi per l'ordine e la sicurezza pubblica in relazione all'eventuale alloggiamento di persone pericolose o legate ad organizzazioni criminali o terroristiche".
Secondo la prassi del self check-in, una volta completata la prenotazione su uno dei tanti siti che offrono la possibilità di trovare una casa vacanze, anche per brevi o brevissimi periodi, l’ospite riceve un codice per aprire la porta, attraverso serrature “smart” o mediante l’uso di un’applicazione per il proprio smartphone.
Il check-in è gestito da piattaforme online o App nelle quali si crea il proprio profilo e si inserisce il documento di identità che poi viene caricato dal titolare nel ‘portale alloggiati’ della Questura.
Obblighi di identificazione degli ospiti di strutture ricettive
L’obbligo di comunicazione delle generalità delle persone alloggiate imposto dal sopra citato art. 109, è volto a consentire all’autorità di polizia una rapida cognizione dei nominativi degli ospiti dell’albergo al fine di garantire, la sicurezza pubblica nell’ambito dei compiti d’istituto individuati dall’art. 1 del TULPS.
Il Ministero conferma che l’obbligo di identificazione e comunicazione dell’identità degli ospiti, riguarda i gestori di strutture ricettive di ogni genere o tipologia, anche per soggiorni di durata inferiore ai 30 giorni, e anche per chi effettua lo scambio reciproco di abitazioni e appartamenti per un determinato periodo di tempo, tramite la piattaforma Home Exchange.
Il divieto di accoglienza da remoto arriva anche dopo una serie di azioni dimostrative in diverse città d’Italia contro il turismo di massa alimentato anche dalla pratica sempre più diffusa degli affitti brevi, che svuotano di residenti i centri storici delle città italiane e permettono, tramite appunto l’uso di key box, il soggiorno presso la struttura ricettiva senza alcun controllo da parte dell’autorità di pubblica sicurezza.
Un sistema che fino ad ora ha alleggerito gli oneri a carico di chi fa ospitalità e consente flessibilità di orari per i soggiornanti, ma entra evidentemente in conflitto con le esigenze di pubblica sicurezza, dato che l’ospitante non è in grado di verificare la corrispondenza tra documenti presentati on line e l’identità effettiva degli ospiti, e persino il loro numero.
In base alla circolare, l’ospitante dovrà dunque verificare “de visu” l’identità dell’ospite, rifiutando quello privo di documento o con documento non suo, mentre dovrà segnalare i casi dubbi alle autorità di polizia.
Indicazioni per il check in degli affitti brevi
La circolare fornisce indicazioni sulla verifica dell'identità dei clienti. In particolare, per gli affitti brevi bisognerà osservare le seguenti disposizioni:
- identificazione personale obbligatoria: l’ospite deve essere riconosciuto di persona;
- stop al check-in da remoto: non sono consentiti strumenti telematici o digitali per l’identificazione;
- comunicazione obbligatoria: i dati verificati in presenza devono essere trasmessi tramite il portale Alloggiati Web.
Il controllo non può limitarsi a una semplice raccolta dei dati, ma deve includere una sommaria verifica della corrispondenza tra i dati personali riportati nel documento e i tratti somatici dell'ospite. Il documento principale di riferimento rimane la carta d'identità.
Dunque, per tutte le strutture ricettive, dal piccolo B&B, all'appartamento ad esempio affittato su Airbnb, il controllo dei documenti è obbligatorio e non è derogabile.
La responsabilità del controllo ricade sul gestore della struttura o sui soggetti legittimati a ricevere gli ospiti, questo significa che chi affitta il proprio appartamento attraverso le piattaforme online dovrà organizzarsi per garantire la presenza fisica di qualcuno al momento dell'arrivo degli ospiti, o delegare il compito a società di gestione.
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